In een aantal blogs willen we ingaan op de kenmerken van een professionele secretaresse. In dit eerste deel bespreken we de interpersoonlijke vaardigheden. Die zijn namelijk van groot belang in het vak.
Wat zijn interpersoonlijke vaardigheden?
De uitleg die Wikipedia in het Engels geeft is als volgt:
“Interpersonal skills are sometimes also referred to as people skills or communication skills. Interpersonal skills involve using skills such as active listening, tone of voice, delegation, and leadership. It is how well you communicate with someone and how well you behave or carry yourself.”
De interpersoonlijke vaardigheden zijn van groot belang in de goede uitoefening van de functie als (directie)secretaresse, hoofdzakelijk omdat in die functie veel wordt gecommuniceerd en wordt gehandeld namens de directie van de organisatie. De secretaresse is dan ook vaak het gezicht van het bedrijf.
Wanneer worden interpersoonlijke vaardigheden door secretaresses gebruikt?
In de volgende situaties zijn de vaardigheden van belang:
- Samenwerken met de leidinggevende en allerlei afdelingen en personen in de organisatie;
- Aansturen en ondersteunen van anderen in de organisatie (denk aan junior medewerkers of een team dat geleid wordt);
- In het oplossen van problemen, eenvoudig of complex;
- Onderhandelen met anderen binnen of buiten de organisatie;
- Communiceren en coördineren van acties samen met anderen in de organisatie.
De secretaresse vervult een spilfunctie binnen een organisatie en heeft derhalve veel contacten en interacties waarin bovenstaande situaties voorkomen. Heel belangrijk dus om goede interpersoonlijke vaardigheden te hebben! Hierin zijn online tevens tal van trainingen te vinden. Een voorbeeld in de video hieronder:
Interim Assistants werkt voor zakelijke dienstverleners, de overheid en not-for-profitorganisaties en biedt secretaresses veelzijdige functies. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Kijk voor meer informatie op interim-assistants.nl of neem contact op met ons.
